Jak sprawdzić status firmy i jej sytuację finansową?

2024-10-22

Spis treści

1. Jak sprawdzić, czy firma istnieje?
2. Sprawdzenie statusu firmy w CEIDG
3. Sprawdzenie statusu kontrahenta w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym)
4. Weryfikacja firmy na Białej liście VAT / VIES
5. Jak zweryfikować, czy dana firma nie jest dłużnikiem?
6. Kompleksowe sprawdzenie kontrahenta: raport BIG InfoMonitor

Współpraca B2B to fundament działalności dużych korporacji. Pozyskiwanie kolejnych kontrahentów przyspiesza rozwój i pozwala realizować coraz śmielsze cele biznesowe. Oczywiście pod warunkiem, że firma, z którą się współdziała, jest rzetelna i wypłacalna. Warto to zweryfikować na twardych danych. Oto, jak można sprawdzić kontrahenta.

Jak sprawdzić, czy firma istnieje?

Pierwszy krok weryfikacji firmy to upewnienie się, że dany podmiot jest rzeczywiście zarejestrowany i może legalnie podejmować zobowiązania finansowe. Można to sprawdzić, sięgając do ogólnodostępnych, bezpłatnych rejestrów. Który wykorzystać? To zależy od prawnej formy działalności podmiotu.

Sprawdzenie statusu firmy w CEIDG

Jeżeli potencjalny kontrahent działa jako jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka cywilna, informacji o nim należy szukać w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej.

W wyszukiwarce firm, która jest dostępna w serwisie biznes.gov.pl, podmiot zarejestrowany w CEIDG można wyszukać np. po:

• numerach NIP lub REGON;

• nazwie firmy;

• nazwisku jej właściciela.

Rekord w tej bazie danych wskazuje przede wszystkim na status przedsiębiorcy. Chodzi o to, czy firma jest aktywna, czy może została zawieszona lub wykreślona z rejestru. Można w nim także ustalić adres siedziby oraz numery PKD, które zostały zarejestrowane. Ta ostatnia informacja jest ważna np. pod kątem tego, czy dany podmiot wykonuje działalność, której ma się podjąć jako kontrahent.

W CEIDG można również wyszukiwać informacje o ewentualnych zakazach, sankcjach czy postępowaniach restrukturyzacyjnych/likwidacyjnych.

Sprawdzenie statusu kontrahenta w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym)

Gdy potencjalny kontrahent ma osobowość prawną, miejscem właściwym do sprawdzenia statusu przedsiębiorcy jest KRS. Dany podmiot można wyszukać po numerach NIP, REGON czy KRS, a także po nazwie. Wyszukiwarka KRS jest dostępna bezpłatnie na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości.

System pozwala zweryfikować:

• status firmy (czy jest aktywna, zawiesiła działalność lub została wykreślona z rejestru);

• jej formę prawną działalności;

• adres siedziby;

• organy reprezentacji spółki;

• wysokość kapitału zakładowego.

Ta baza danych pozwoli się również dowiedzieć o ewentualnym postępowaniu upadłościowym/likwidacyjnym, którym jest objęte przedsiębiorstwo.

Weryfikacja firmy na Białej liście VAT / VIES

Kolejnym źródłem informacji o potencjalnym kontrahencie jest Biała lista VAT. W tym rejestrze można sprawdzić, czy przedsiębiorstwo jest czynnym podatnikiem VAT oraz jaki numer jego rachunku został zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa KAS. To jedyne konto, na które można bezpiecznie wpłacać należności, szczególnie powyżej 15 tys. zł.

Gdy potencjalny kontrahent jest firmą z siedzibą w innym kraju Unii Europejskiej, można sięgnąć do rejestru VIES, dostępnego poprzez wyszukiwarkę na stronach Komisji Europejskiej. Tam można sprawdzić, czy podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, co pozwala zastosować do nich stawkę 0% VAT.

Jak zweryfikować, czy dana firma nie jest dłużnikiem?

Status firmy to nie jedyna informacja potrzebna do podjęcia świadomej współpracy z potencjalnym kontrahentem. Z punktu widzenia zarządzania ryzykiem kluczowe kwestie to wiarygodność i wypłacalność przedsiębiorcy. Istnieje kilka źródeł danych na ten temat. Są to:

• Rejestr Dłużników Niewypłacalnych prowadzony przez KRS — trafiają do niego m.in. osoby fizyczne i prawne, które ogłosiły upadłość;

• biura informacji gospodarczej, np. BIG InfoMonitor — te organizacje zbierają informacje gospodarcze o firmach i osobach prywatnych; w odniesieniu współpracy B2B mogą być do nich zgłaszane długi o wartości minimalnej 500 zł, gdy termin wymagalności minął minimum miesiąc wcześniej, a dłużnik został powiadomiony o umieszczeniu wpisu z 30-dniowym wyprzedzeniem. Chyba, że wierzyciel ma tytuł wykonawczy, wóczas dłużnika może wpisać niezależnie od kwoty, a wezwanie należy wysłać listem poleconym lub dostarczyć osobiście co najmniej 14 dni przed planowanym przekazaniem informacji o zobowiązaniu do Rejestru Dłużników,

Kompleksowe sprawdzenie kontrahenta: raport BIG InfoMonitor

Chociaż wiele danych o statusie firmy i jej kondycji można pozyskać z ogólnodostępnych baz danych, jest to czasochłonne. Informacje mogą też być niekompletne. W wielu przypadkach na sytuację danego kontrahenta należy spojrzeć w szerszym kontekście, aby ocenić ryzyko związane ze współpracą z nim.

Dlatego duże firmy coraz chętniej zlecają kompleksowe sprawdzanie potencjalnych kontrahentów, np. w ramach pakietu usług BIG InfoMonitor. Rozszerzony raport o firmie zamówiony w ramach współpracy daje dostęp do:

• podstawowych danych rejestrowych, odnośnie do statusu firmy i ewentualnych zmian, jakie w nim następowały;

• danych o potencjalnych długach, zarówno z bazy BIG InfoMonitor, jak i z BIK czy z ZBP (po uzyskaniu pisemnego upoważnienia sprawdzanego podmiotu);

• Wskaźnika Ryzyka MŚP — opracowany przez ekspertów Grupy BIK, z prostą, literową skalą, który określa wiarygodność i wypłacalność kontrahenta.

Dodatkowo można uzyskać dostęp do danych z wywiadowni gospodarczej. Pogłębiają one kontekst działalności firmy m.in. o informacje strukturze własności firmy i jej kapitału oraz jej statusie na Białej Liście VAT, w rejestrach czy (ewentualnie) na listach sankcji.

Co najważniejsze z punktu widzenia dużych firm, współpraca z BIG InfoMonitor daje szansę na automatyzację procesu weryfikacji kontrahentów. Dane z Raportów o firmie można pobierać masowo przez API i zintegrować z wewnętrznym systemem ERP. W efekcie możliwe staje się przyspieszenie procesów decyzyjnych przy zachowaniu niskiego ryzyka finansowego. Korzystanie z tych nowoczesnych narzędzi jest zatem dla korporacji rozsądną alternatywą dla ręcznego sprawdzania każdego potencjalnego partnera.