Biała lista podatników VAT- zanim rozpoczniesz działalność musisz to wiedzieć

2022-03-24

Spis treści

1. Biała lista – co to jest?
2. Jakie informacje zawiera biała lista VAT?
3. Biała lista podatników VAT- jeśli jej nie sprawdzisz, poniesiesz konsekwencje
4. Biała księga VAT- jakie obejmuje rachunki?

Przepisy o białej liście weszły w życie w 2019 roku i zastąpiły wcześniejsze wykazy podatników VAT. Brak wiedzy o tym, co to jest biała lista i jak należy z niej korzystać, może skutkować poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy. Nierzadko zdarza się też, że już w umowach kontrahenci zastrzegają konieczność posiadania rachunku na białej liście. Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego, co powinieneś na ten temat wiedzieć.

Biała lista – co to jest?

Biała lista podatników VAT to inaczej wykaz podmiotów gospodarczych zarejestrowanych jako podatnicy VAT, który służy firmom do sprawdzania wiarygodności kontrahentów. Wszyscy przedsiębiorcy przed wykonaniem płatności na podstawie faktury VAT, zobowiązani są do sprawdzenia na białej liście czy dostawcy są czynnymi podatnikami tego podatku. Zgodnie z ustawą płatność za taką fakturę powinna się odbyć wyłącznie na numer rachunku bankowego znajdującego się na białej liście.

Wykaz podatników VAT jest po prostu elektroniczną bazą danych, w dodatku ogólnodostępną i darmową.

Można ją znaleźć tutaj:

• BIP MF - https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

• Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/

Biała lista pozwala przede wszystkim na sprawdzenie:

• czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT

• dlaczego twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT

• numeru rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Co ważne baza ta umożliwia weryfikację statusu kontrahenta na wybrany dzień i uwzględnia dane z pięciu lat wstecz.

Jakie informacje zawiera biała lista VAT?

Oto lista informacji,które zawiera biała księga podatników VAT:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;

• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany

• status podmiotu:

  • w odniesieniu, do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,

  • zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;

• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany

• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany

• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną

• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej

• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej

• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej

• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT

• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru
  oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT

• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Biała lista podatników VAT- jeśli jej nie sprawdzisz, poniesiesz konsekwencje

Jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek niż podany w wykazie:

• nie będziesz miał możliwości zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,

• będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Jeśli jednak tak się już zdarzyło i przesłałeś pieniądze na niewłaściwy rachunek bankowy, wówczas masz 7 dni o poinformowaniu o tym naczelnika urzędu skarbowego. To zdejmie z twojej firmy wymienione powyżej sankcje.

Ponieważ dane podatników są aktualizowane raz dziennie w każdy dzień roboczy, warto sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planowana jest realizacja przelewu.

Biała księga VAT- jakie obejmuje rachunki?

W wykazie znajdują się numery firmowych rachunków bankowych, czyli tak zwane rachunki rozliczeniowe. Te numery są publikowane wyłącznie w przypadku podatników:

• zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni

• przywróconych do rejestru jako podatnicy VAT czynni.

Twoje dane zostaną uwidocznione w wykazie, ale nie obejmą informacji o rachunku rozliczeniowym, jeśli:

• nie rejestrowałeś się do VAT, na przykład ze względu na małe obroty

• odmówiono ci rejestracji jako podatnika VAT z obiektywnych przyczyn

• zostałeś wykreślony z wykazu.

Rachunki, które są uwidocznione na białej liście, zostały pobrane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR. Są to te same numery rachunków firmowych, które podałeś do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (na przykład po założeniu konta firmowego w banku).