Niewypłacalność kontrahenta – jak się ochronić przed taką współpracą?

2025-02-10

Niewypłacalność kontrahenta? Te dwa słowa wywołują poważne i bardzo uzasadnione obawy. Gdy partner biznesowy nie jest w stanie regulować swoich zobowiązań, może „pociągnąć” za sobą inne podmioty i przyczynić się do zaburzenia ich cash flow. W jaki sposób uchronić się przed taką sytuacją? Oto rozwiązania, po które mogą sięgnąć korporacje, aby zminimalizować ryzyko przy zarządzaniu należnościami.

Niewypłacalność – definicja

Co to w ogóle oznacza, że firma jest niewypłacalna? O takim stanie mówi się, kiedy przedsiębiorstwo nie ma możliwości regulowania wymagalnych zobowiązań finansowych. Prawo upadłościowe doprecyzowuje definicję niewypłacalności. Art. 11 Prawa upadłościowego i naprawczego wskazuje, że dłużnika uznaje się za niewypłacalnego, gdy:

• nie ma możliwości regulowania zobowiązań pieniężnych i nie wywiązuje się z nich od co najmniej 3 miesięcy – ta definicja odnosi się zarówno do osób prywatnych, jak i prawnych;
• przez co najmniej 24 miesięcy jego zobowiązania przekraczają wartość majątku – to kryterium ma znaczenie w odniesieniu do osób prawnych.

Warto podkreślić, że niewypłacalność nie jest tym samym co brak płynności finansowej. Zaburzenia cash flow są traktowane jako sytuacja tymczasowa i możliwa do szybkiego rozwiązania. Niewypłacalność natomiast ma charakter trwały, co oznacza, że wymaga rozpoczęcia postępowania upadłościowego.

Taki stan niesie za sobą poważne konsekwencje. Może prowadzić do ograniczenia prowadzonej działalności, konieczności zlikwidowania części lub całości majątku czy też do zwolnień pracowników. Będzie też miała przełożenie na współpracę z kontrahentami. Upadłość może oznaczać utratę zaufania dotychczasowych partnerów, a co za tym idzie – dalsze pogłębienie się problemów.

Firma niewypłacalna jako kontrahent – i co dalej?

Niewypłacalność jest problemem, który dotyka również partnerów firmy mającej problemy finansowe. Szczególne wyzwanie stanowi sytuacja, w której  należności z tytułu wystawianych faktur nie są regulowane przez dotychczas lojalnych, stałych kontrahentów. Wówczas może być trudniej po prostu zerwać współpracę.

Z drugiej strony, im więcej kłopotów z nierzetelnymi kontrahentami, z tym poważniejszymi problemami z zachowaniem płynności finansowej mogą się mierzyć duże organizacje. To szczególnie poważna bolączka w łańcuchu dostaw, gdzie może dojść do tzw. efektu domino.

Dlatego tak istotne z punktu widzenia wierzycieli chcących zadbać o stabilność cash flow jest podjęcie wszelkich możliwych działań zapobiegawczych. Takich, które pozwolą zareagować, zanim straty poniesione przy współpracy z firmą niewypłacalną staną się poważnym obciążeniem. Jakie rozwiązania są dostępne?

Weryfikacja kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy

Pierwszych znaków ostrzegawczych przed niewypłacalnością kontrahentów warto poszukać jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Istotne w tym kontekście są:

• weryfikacja poprawności danych potencjalnego kontrahenta, w tym uprawnień określonych osób do zawierania umów w imieniu firmy;
• sprawdzenie, czy firma nie ma długów ani innych obciążeń finansowych – np. poprzez weryfikację jej statusu w bazach BIG InfoMonitor, BIK czy ZBP, a także w rejestrach, np. CEIDG czy KRS.

To zadanie, które może być wykonane szybko i w zautomatyzowany sposób. Informacje mogą zostać sprawnie pobrane i przekazane np. w ramach API przygotowanego przez BIG InfoMonitor. System umożliwia sprawną integrację danych z wewnętrznym oprogramowaniem firmowym, np. z modułami przeznaczonymi do analizy ryzyka. To istotne, zwłaszcza gdy każdego dnia podejmowana jest współpraca z wieloma partnerami B2B.

Bieżące monitorowanie sytuacji kontrahentów

Niewypłacalność może dotknąć firmy, które przez długi czas świetnie radziły sobie na rynku i utrzymywały stabilne przepływy finansowe. Gwałtowne zmiany geopolityczne, rosnąca inflacja, a nawet modyfikacja potrzeb konsumentów może doprowadzić do pogorszenia sytuacji finansowej kontrahenta, a nawet do jego niewypłacalności.

Dlatego duże podmioty coraz częściej sięgają po narzędzia monitorujące status klientów i kontrahentów – np. to, czy o danej firmie pojawiają się nowe negatywne informacje gospodarcze albo te związane z rozpoczęciem restrukturyzacji lub upadłości. Tego typu dane mogą trafiać do wewnętrznego systemu automatycznie i pozwolić podjąć działania prewencyjne. Od takiego podmiotu można np. domagać się zapłaty za wyświadczone usługi z góry lub ograniczyć, a nawet zawiesić z nim współpracę. To sposób na zminimalizowanie ryzyka, że jego problemy przełożą się na utrudnienia w utrzymaniu własnej płynności finansowej.

Jak zatem widać, ochrona przed niewypłacalnym partnerem jest możliwa – wystarczy sięgnąć po narzędzia, które pozwalają szybko i automatycznie uzyskać takie informacje i zareagować na nie.

Zastanawiasz się, które z powyższych opcji wdrożyć i jak to zrobić? Skonsultuj się z doradcami BIG InfoMonitor, wybrać rozwiązania, które ułatwią świadome prognozowanie cash flow i zarządzanie ryzykiem niewypłacalności kontrahentów.