Brak zapłaty za fakturę - co robić?

2022-07-25

Spis treści

1. Klient nie płaci faktury? Szybka reakcja - większe szanse na sukces
2. Co zrobić gdy klient nie płaci za usługę lub towar?

Mimo upływu terminu płatności kontrahent nie opłacił faktury? To wyzwanie, które stanowi poważny problem dla dużych podmiotów współpracujących z pokaźną grupą firm MŚP. Nieuregulowane zobowiązania – zwłaszcza gdy ich odsetek w portfolio rośnie – stanowią znaczące zagrożenie dla cash flow. Oto rozwiązania, z których można skorzystać, aby zminimalizować problemy z niewypłacalnymi partnerami.

Jak wskazują dane udostępnione przez BIG InfoMonitor w lutym 2025 r., problemy z terminowymi płatnościami dotyczyły ponad 330 tys. polskich firm, a ich liczba z roku na rok rośnie. Łączna kwota zaległości przekroczyła z końcem 2024 r. 43,6 mld zł¹. To niepokojąca sytuacja, która zmusza firmy do sięgania po coraz większe środki ostrożności przy nawiązywaniu współpracy z nowymi kontrahentami.

Klient nie płaci faktury? Szybka reakcja - większe szanse na sukces

Co zrobić, gdy klient nie płaci za fakturę? Jeśli klient spóźnia się z opłatą faktury choć jeden dzień, warto podjąć działania. Szybka reakcja daje większą szansę na odzyskanie pieniędzy, a poza tym przekaże jasny sygnał do dłużnika, że nieterminowe płatności wiążą się z konsekwencjami. Dlatego warto poszukać odpowiednich narzędzi motywujących do uregulowania należności.

Klient nie płaci faktury – co robić krok po kroku?

Co zrobić gdy klient nie płaci za usługę lub towar?

• Jak najszybszy kontakt z klientem

Warto zainwestować w systemy, które zautomatyzują wysyłkę ponagleń do zapłaty, gdy tylko dzień wymagalności roszczenia minie. W przypadku dużych podmiotów tradycyjne metody – tj. bezpośrednie dzwonienie do firm, które nie uregulowały faktur – byłyby zbyt koszto- i czasochłonne.

• Wezwanie do zapłaty z informacją o planowanym wpisie do rejestru dłużników BIG.

Jeśli mimo wysłania ponaglenia klient wciąż nie zapłacił, nie należy cierpliwie czekać, aż ureguluje zobowiązania. Prawo daje możliwość podjęcia zdecydowanych działań, które mogą zmotywować do spłaty długów.

Pierwszym powinno być wysłanie dłużnikowi wezwania do zapłaty, najlepiej z informacją o planowanym wpisie do rejestru dłużników BIG. Jak pokazują doświadczenia przedsiębiorców, wizja znalezienia się na czarnej liście dla wielu podmiotów jest wystarczającą motywacją, aby uregulować płatność. To zrozumiałe, ponieważ negatywny wpis w BIG może obniżyć wiarygodność kontrahenta i sprawi

, że trudniej mu będzie nawiązać współpracę z kolejnym podmiotem.

Duże firmy mają możliwość zautomatyzować wysyłkę wezwań do zapłaty dzięki współpracy z BIG InfoMonitor. Takie możliwości dają np. narzędzia integrujące firmowe oprogramowanie z systemem Biznes BIG.pl z wykorzystaniem API. Rozwiązanie jest też dostępne bezpośrednio przez portal Biznes BIG.pl.

Wezwania są opatrzone znakiem firmowym BIG InfoMonitor i zawierają stosowną klauzulę z informacją o zamiarze zgłoszenia negatywnej informacji gospodarczej do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor.

• Wpisz dane dłużnika do rejestru dłużników BIG InfoMonitor

Jeśli wysłanie wezwania do zapłaty nie przyniosło efektu, należy wpisać dane dłużnika do rejestru dłużników BIG InfoMonitor. Korporacje mogą zautomatyzować również ten proces – tak, aby informacje o nierzetelnych kontrahentach trafiały do systemu najszybciej, jak to możliwe, i przy minimum wysiłku.

Warto podkreślić, że aby dokonanie wpisu było możliwe, kwota długu powinna wynosić co najmniej 500 zł (w przypadku przedsiębiorców) lub 200 zł (w przypadku osób fizycznych), a wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu do BIG należy wysłać co najmniej miesiąc przed planowanym wpisem. Wszystkie warunki wpisania dłużnika do rejestru dłużników BIG określa Ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, czyli tzw. Ustawa o BIG.

• Skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowo-egzekucyjnego

Jeśli mimo wpisania danych dłużnika do rejestru BIG InfoMonitor dłużnik nie uregulował płatności, kolejnym krokiem powinno być przekazanie sprawy do sądu. Jeśli sąd wyda wyrok lub nakaz zapłaty w postępowaniu, a następnie opatrzy go klauzulą wykonalności, będzie można zlecić egzekucję komorniczą. Aby wyegzekwować spłatę należności, komornik rozpocznie postępowanie egzekucyjne. W ramach działań będzie mógł zająć wynagrodzenie dłużnika, zgromadzone na rachunkach bankowych środki oraz należące do niego ruchomości i nieruchomości. Tytuł wykonawczy również jest podstawą do zgłoszenia nierzetelnego kontrahenta do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor. W takim przypadku nie obowiązują ograniczenia co do kwoty zadłużenia, a wezwanie do zapłaty z informacją o zamiarze dokonania wpisu należy wysłać jedynie z 14-dniowym wyprzedzeniem.

Automatyzacja działań z obszaru windykacji miękkiej to dla korporacji sposób na optymalizację kosztów jej przeprowadzenia i efektywniejsze odzyskiwanie należnych środków. W portfolio BIG InfoMonitor są również dostępne usługi związane z weryfikacją kontrahentów, które pozwolą szybko wykluczyć współpracę z potencjalnie nierzetelnym partnerem. Warto o nich porozmawiać z naszymi ekspertami.