Automatyzacja procesów biznesowych: Wykorzystanie technologii dla zwiększenia produktywności

2023-06-07

Spis treści

1. Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?
2. Zalety automatyzacji procesów biznesowych dla Twojej firmy
3. Wyzwania, na jakie należy się przygotować przed wdrożeniem automatyzacji procesów biznesowych
4. Jak zacząć automatyzować procesy biznesowe w Twojej firmie?
5. Najlepsze praktyki przy wdrażaniu automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych polega na wykorzystaniu nowoczesnych technologii i systemów informatycznych do optymalizacji kluczowych działań. Jakie są zalety automatyzacji, na jakie wyzwania warto się przygotować, planując cały proces i jak zacząć automatyzować procesy biznesowe w Twojej firmie? Podpowiadamy.
Z raportu Automation with Intelligence stworzonego przez Deloitte Insights wynika, że aż 74 proc. organizacji wdraża rozwiązania z zakresu zrobotyzowanej automatyzacji procesów RBA (ang. robotic process automation, czyli robotyzacja procesów biznesowych), a 50 proc. w swojej działalności wykorzystuje technologie optycznego rozpoznawania znaków. Nic dziwnego. Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega (i docenia) korzyści wynikające z automatyzacji procesów biznesowych. Zanim je omówimy, sprawdźmy, czym w praktyce jest automatyzacja procesów biznesowych.

Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych (business process automation) to proces technologiczny wdrożenia nowoczesnych systemów informatycznych i technologii celem optymalizacji określonych czynności i procedur. Mówiąc w sporym uproszczeniu – polega on na zastąpieniu obowiązków wykonywanych przez pracowników tymi wykonywanymi przez urządzenia. Co ważne, nie warto postrzegać automatyzacji jako procesu, którego celem jest zastąpienie pracy człowieka. Dzięki automatyzacji pracownicy mogą skoncentrować się na obowiązkach o wyższym priorytecie oraz tych wymagających wyspecjalizowanej wiedzy czy umiejętności.

Przykładem prostego procesu automatyzacji może być cyfrowy chatbot, który będzie udzielał podstawowych informacji na zapytania, a w razie potrzeby, przekierowywał do wyspecjalizowanego konsultanta.

Zalety automatyzacji procesów biznesowych dla Twojej firmy

Automatyzacja procesów biznesowych niesie za sobą szereg zalet. Są to m.in:

• redukcja kosztów,
• poprawa workflow,
• zwiększenie przychodów,
• poprawa doświadczenia użytkownika (customer experience),
• sprawniejsze zarządzanie procesami i całą organizacją,
• przyspieszenie i podniesienie jakości obsługi klientów,
• większa efektywność procesów i wyeliminowanie ryzyka błędów ludzkich;
• większa wydajność i motywację pracowników poprzez skupienie na bardziej kreatywnych działaniach.

Wyzwania, na jakie należy się przygotować przed wdrożeniem automatyzacji procesów biznesowych

Jak wskazują dane z raportu Deloitte, wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych, choć w ogólnej perspektywie korzystne dla organizacji niesie za sobą szereg wyzwań i potencjalnych przeszkód. Wśród najczęstszych twórcy raportu wymieniają: rozdrobnienie procesów, brak jasnej wizji i strategii implementacji, brak gotowości IT oraz niechęć do zmian. Dużym wyzwaniem może być także brak odpowiedniego przygotowania, w tym analizy przedwdrożeniowej, edukacji beneficjentów czy precyzyjnego podziału odpowiedzialności w zespole odpowiedzialnym za zmianę.
Aby wdrożenie automatyzacji okazało się sukcesem, warto zacząć od niewielkich kroków i skupienia na jednym, najlepiej niewielkim procesie.

Jak zacząć automatyzować procesy biznesowe w Twojej firmie?

Od czego zacząć proces automatyzacji w firmie?

1. Stwórz listę kluczowych procesów w firmie i zastanów się, który z nich warto usprawniać. Możesz także zadać sobie pytanie – usprawnienie, którego z procesów podniesie najbardziej efektywność działania konkretnego działu lub całej organizacji.
2. Po wybraniu procesu, który chcesz zautomatyzować, czas na jego gruntowną analizę. Na tym etapie warto zastanowić się nad każdym krokiem w procesie, biorąc pod uwagę zarówno mocne, jak i słabe punkty. Wyeliminuj te, które nie wnoszą do procesu nic wartościowego i w rzeczywistości są zupełnie zbędne. Dzięki temu proces automatyzacji będzie mniej czasochłonny, tańszy i bardziej efektywny.
3. Kiedy wiesz już, jaki kształt ma osiągnąć automatyzowany proces, czas na praktyczne wdrożenie. Na tym etapie warto zweryfikować, czy wewnętrzny dział IT posiada wszelkie zasoby, aby wykonać proces samodzielnie. Alternatywnym rozwiązaniem będzie skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanej w takich działaniach firmy.

Najlepsze praktyki przy wdrażaniu automatyzacji procesów biznesowych

Chcesz wdrożyć procesy automatyzacji, zachowując maksymalną efektywność? Oto 5 praktyk, o którym warto pamiętać.

1. Podstawą automatyzacji, która przyniesie organizacji realne korzyści, jest odpowiedni wybór procesów. Właśnie dlatego przed rozpoczęciem działań gruntowna analiza najważniejszych procesów w organizacji jest kluczowa.
2. Każdy krok w procesie automatyzacji należy dokumentować. Taki dokument powinien zawierać mapę działań wraz z przebiegiem, metryki procesu, wyniki testów, obszary ryzyka oraz sposoby radzenia sobie z potencjalnymi błędami.
3. Nie mniej ważny niż wybór procesu jest wybór optymalnych narzędzi. Mogą być to oprogramowanie BMP, roboty, czy systemy ERP.
4. Automatyzując procesy biznesowe, nie można pominąć fazy testowania. Dzięki niej można wyeliminować błędy, które „niewyłapane” mogły spisać cały proces na straty, a w najlepszym przypadku znacząco obniżyć jego efektywność.
5. W procesie automatyzacji niezbędnym elementem jest należyta troska o bezpieczeństwo, ochronę danych osobowych i kwestie związane z RODO. Wykorzystywane w procesie automatyzacji narzędzia należy także skutecznie zabezpieczyć przed atakami ze strony cyberprzestępców.