Optymalizacja kosztów w firmie: Jak zmniejszyć wydatki i zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa?

2023-05-09

Spis treści

1. Przede wszystkim - analiza
2. Metody optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie

Historycznie wysoka inflacja i zwiększone koszty prowadzenia działalności sprawiają, że wielu przedsiębiorców ma realne problemy z utrzymaniem płynności finansowej. W tych pełnych wyzwań dla biznesu czasach zmniejszenie wydatków i zwiększenie efektywności staje się więc absolutnym priorytetem. Jak zrobić to skutecznie? Podpowiadamy.

Wbrew pozorom optymalizacja kosztów nie jest procesem zmierzającym do obniżenia wydatków. Jego głównym celem jest wdrożenie działań zmierzających do… mądrego i efektywnego wydawania pieniędzy w firmie. W czasach galopującej inflacji, wysokich kosztów surowców, produkcji i transportu takie zadanie wydaje się jednak ogromnym wyzwaniem. Jakie są skuteczne sposoby na podniesienie rentowności swojego biznesu?

Przede wszystkim - analiza

Każda firma to odrębny podmiot o konkretnej, indywidualnej specyfice. Podstawą optymalizacji kosztów powinno być więc stworzenie dokładnej, szytej na miarę analizy uwzględniającej następujące obszary:

• analizę aktualnych procesów, ich efektywności i kosztów. Pierwszym krokiem do zmniejszenia wydatków w firmie powinna być analiza aktualnych kosztów. Realizując ten etap, weź pod uwagę wszystkie wydatki związane z prowadzeniem firmy: koszty podatkowe, koszty marketingu i zatrudnienia, koszty towarzyszące umowom handlowym, koszty wynikające z wynajmu powierzchni biurowej etc. Skutecznym sposobem, który sprawi, że żaden z nich Ci nie umknie, jest pozyskanie danych z księgowości;
• ocenę wydatków pod kątem przydatność dla rozwoju firmy i wyodrębnienie obszarów potencjalnych oszczędności. Przed wykonaniem tego kroku warto przede wszystkim podzielić koszty na 3 kategorie: niezbędne do funkcjonowania firmy, koszty inwestycyjne, będące podstawą rozwoju i generujące przyszłą wartość i pozostałe koszty. Na tym etapie warto skupić się na obszarach, które mogą wygenerować odczuwalne dla budżetu oszczędności, które nie przełożą się jednak na pogorszenie efektywności kluczowych procesów. Jeśli zamiast drogiego, lecz regularnie odwiedzanego przez klientów „z ulicy” biura w centrum miasta wynajmiesz tańsze na peryferiach - zaoszczędzisz. Istnieje jednak duże prawdopodobieństwo, że w długofalowej perspektywie taka decyzja przełoży się na mniejsze wpływy. Jeśli wybierzesz nowego dostawcę oferującego tańsze, lecz gorsze jakościowo surowce, musisz liczyć się z ryzykiem wzrostu kosztów reklamacji.
• wcielenie strategii, które pozwolą mądrzej wydawać pieniądze. Po zidentyfikowaniu płaszczyzn, które znacząco uszczuplają budżet i stworzeniu strategii optymalizacji nie pozostaje nic innego, jak przekuć teorię w praktykę i wcielić zmiany w życie.

Metody optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie

Oto 5 sposobów, umożliwiających optymalizację kosztów w przedsiębiorstwie:

1. Dostosowanie formy opodatkowania i prowadzenia działalności do realnych potrzeb firmy. Wybór właściwej dla specyfiki firmy formy opodatkowania i formy prowadzenia działalności to skuteczny, dostępny dla wszystkich podmiotów - bez względu na wielkość czy branżę sposób optymalizacji kosztów. Przed podjęciem wiążących decyzji w tym zakresie warto przeprowadzić konsultację z doświadczonym doradcą podatkowym, który zaproponuje najlepsze dla Twojego biznesu rozwiązania.
2. Inwestycja w oprogramowanie, które pozwoli zautomatyzować kluczowe procesy. Choć inwestycja w nowe oprogramowanie wymaga dodatkowych kosztów, w dłuższej perspektywie pozwoli ograniczyć ilość pracy manualnej, zminimalizować ryzyko ludzkich błędów i poprawić tempo realizacji działań a co za tym idzie - wygenerować odczuwalne dla firmowego budżetu oszczędności.
3. Negocjacja warunków umów z dostawcami. Jeśli współpracujesz ze sprawdzonymi dostawcami, którzy terminowo dostarczają dobry jakościowo towar, nie warto z nich rezygnować. Poszukiwanie nowych partnerów biznesowych oferujących niższe ceny niesie za sobą ryzyko na wielu płaszczyznach. Zamiast tego zastanów się, co możesz zrobić i jakich argumentów użyć, by wynegocjować lepsze stawki z aktualnymi kontrahentami. Być może dobrym rozwiązaniem będzie skrócenie terminu płatności lub zamawianie jednorazowo większych ilości towaru.
4. Optymalizacja cenników mediów. Kolejnym sposobem na optymalizację kosztów powinno być dokładne przejrzenie umów z dostawcami mediów - gazu, prądu, wody, weryfikacją warunków aktualnie obowiązujących taryf i dostosowanie ich - o ile nie są dostosowane - do realnych potrzeb firmy.
5. Próba zamiany kosztów stałych na zmienne. Analizując koszty, zastanów się, czy wśród stałych istnieją takie, które możesz zamienić na zmienne i regulować je tylko wtedy, kiedy rzeczywiście korzystasz z usługi. Jeśli wynajmujesz magazyn, za który co miesiąc płacisz taką sumę, ale nie korzystasz z niego regularnie, być może możesz zamienić go na taki, który naliczy opłaty za realnie wykorzystaną przestrzeń.

Skuteczna optymalizacja kosztów w firmie wymaga nie tylko realistycznego spojrzenia na firmowe finanse, ale także dalekowzroczności - niezbędnego warunku rozwoju przedsiębiorstwa w długofalowej perspektywie.