Koszty uzyskania przychodu - czym są i jak je obliczać?

2023-10-18

Spis treści

1. Czym są koszty uzyskania przychodu?
2. Koszty pośrednie i bezpośrednie: na czym polega różnica?
3. Jakie koszty uzyskania przychodu może odliczyć przedsiębiorca w 2023 r.?
4. Podstawowe koszty związane z działalnością firmy
5. Koszty uzyskania przychodu: umowa o dzieło, zlecenia, umowa o pracę, czyli koszty pracownicze
6. Wydatki na promocję i reklamę też uważa się za koszty!
7. Inne koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Prowadzisz firmę? Jeśli tak, bardzo ważnym pojęciem jest dla Ciebie koszt uzyskania przychodu. Im są wyższe, tym niższa podstawa do odprowadzenia podatku. Czym jednak one są? Co można do nich zaliczyć i w jaki sposób je obliczać? Wyjaśniamy.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to pojęcie, które zostało zdefiniowane w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 22 ust. 1 tego aktu prawnego są to uzasadnione wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, ich zachowania lub zabezpieczenia ich źródła.

Dokładniej opisuje je np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej z Łodzi z 2 grudnia 2016 r. Można w niej przeczytać, jakie przesłanki muszą towarzyszyć poniesionemu wydatkowi, aby można go było uznać za koszt uzyskania przychodu. Aby tak się stało, wydatek musi:

• zostać poniesiony przed podatnika (czego dowodem będzie np. wystawiona na niego faktura);

• być bezzwrotny, a zatem definitywny;

• mieć związek z prowadzoną działalnością;

• być odpowiednio udokumentowany - np. fakturą, fakturą VAT RR, rachunkami, dokumentami celnymi, umowami o dzieło, o pracę, zlecenia i innymi, które stanowią niepozostawiający wątpliwości dowód poniesienia wydatków.

Jak możesz się domyślać, katalog takich wydatków jest bardzo szeroki i można do niego zaliczyć wiele poniesionych kosztów.

Koszty pośrednie i bezpośrednie: na czym polega różnica?

Koszty uzyskania przychodu dzieli się na bezpośrednie i pośrednie. Czym się różnią?

• Bezpośredni koszt podatkowy to ten, który jest bezpośrednio związany z uzyskanym przychodem. Przykładowo, jeśli prowadzisz sklep z materiałami budowlanymi, do tej kategorii będą się zaliczały wydatki, które ponosisz na zakup towaru do niego. Natomiast dla fabryki kosztem bezpośrednim będą surowce niezbędne do prowadzenia produkcji.

• Pośredni koszt podatkowy to wydatek, który jest niezbędny do prowadzenia działalności, ale nie jest z nią wprost powiązany i poniesiony w celu uzyskania przychodu. Będą to np. czynsz najmu za biuro i opłata za media, koszty zakupu paliwa do samochodu służbowego, koszty zatrudnienia pracowników, wyposażenie firmy i wiele innych wydatków.

A zatem lista elementów, które można uznać za pośrednie koszty uzyskania przychodu, jest znacznie dłuższa niż ta odnosząca się do kosztów bezpośrednich.

Jakie koszty uzyskania przychodu może odliczyć przedsiębiorca w 2023 r.?

Lista wydatków, które możesz odliczyć od podstawy opodatkowania jako przedsiębiorca, jest długa. Natomiast ustawodawca nie precyzuje dokładnie, co można na niej ująć. Da się jednak wskazać najpopularniejsze elementy, o które można pomniejszyć przychód osiągany przez firmę.

Podstawowe koszty związane z działalnością firmy

Do tej kategorii można zaliczyć np. wydatki ponoszone na:

• materiały i towary niezbędne do prowadzenia działalności;

• czynsz i opłaty związane z eksploatacją lokalu wykorzystywanego do prowadzenia działalności - można także wliczyć je w określonej część, jeżeli firmę prowadzisz zdalnie i pracujesz w domu;

• telefon i internet - to narzędzia niezbędne do prowadzenia firmy;

• wyposażenie firmowe - w tym meble biurowe, wszelkie materiały biurowe, itp.;

• środki czystości - wydatki związane z nimi to również istotne i typowe koszty uzyskania przychodu;

• paliwo i inne koszty eksploatacji samochodu służbowego, w tym wydatki na ubezpieczenie auta, przeglądy techniczne itp.

Koszty uzyskania przychodu: umowa o dzieło, zlecenia, umowa o pracę, czyli koszty pracownicze

Koszty uzyskania przychodu z tytułu zatrudnienia pracowników to kolejna istotna kategoria wydatków, które możesz odliczyć od dochodu.

Wliczają się do nich np.:

• wydatki na pensje pracowników i wynagrodzenie z tytułu umów o dzieło i zlecenia;

• opłacone od nich przez pracodawcę składki na poczet podatku dochodowego;

• składki ZUS;

• wydatki na badania wstępne i okresowe czy szkolenia BHP;

• koszty imprez integracyjnych;

• koszty podróży służbowych, w tym diety czy wydatki na transport i noclegi;

• wydatki na odzież roboczą i inne środki ochrony indywidualnej wymagane przepisami prawa.

Wydatki na promocję i reklamę też uważa się za koszty!

Możesz w nich uwzględnić np.:

• zamówienie i zakup materiałów promocyjnych - np. wizytówek, papieru firmowego, kopert, standów, ulotek, plakatów itp.;

• wykupienie reklamy w internecie, a także w mediach tradycyjnych;

• stworzenie i prowadzenie strony www;

• koszty poniesione w związku z uczestnictwem w targach branżowych, eventach czy wydatki na public relations.

Inne koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Za koszty uznaje się nie tylko wydatki wynikające z utrzymywania stosunku pracy z zatrudnionymi czy inne opisane powyżej. Warto wspomnieć także o tym, że za koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania ich są też te związane np. z:

• usługami księgowymi;

• opłatami skarbowymi;

• odnotowaną stratą;

• wykupionym ubezpieczeniem biura;

• organizacją imprezy integracyjnej dla pracowników.

Warto zadbać o skrupulatne podliczenie wszystkich takich wydatków. Im wyższe koszty uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia go, tym korzystniejsze rozliczenie podatkowe.