Zarządzanie kryzysowe: Jak nawigować firmę przez finansowe burze?

2023-07-24

Spis treści

1. Sytuacje kryzysowe w firmie: czym są?
2. Zarządzanie kryzysowe w praktyce: co zrobić, żeby zadbać o bezpieczeństwo organizacji?
3. Szybka identyfikacja źródeł kryzysu w firmie
4. Powołanie sztabu kryzysowego
5. Przygotowanie planu zarządzania kryzysowego
6. Sprawne zarządzanie informacją
7. Stałe monitorowanie sytuacji kryzysowej

Sytuacje kryzysowe w firmie: czym są?

Aby zrozumieć istotę zjawiska kryzysu w firmie, warto je w pierwszej kolejności zdefiniować. Nie jest to proste, ponieważ pojęcie odnosi się do różnych sfer i czynników związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Najczęściej jednak mówi się o punkcie w biegu zdarzeń w firmie, w którym następuje zmiana uniemożliwiająca normalne funkcjonowanie. Z czasem może ona doprowadzić do upadku przedsiębiorstwa.

Kryzysy mogą mieć bardzo zróżnicowany charakter i pojawić się w różnych obszarach organizacyjnych organizacji. Mogą być związane np. z:

• szeroko pojętym zarządzaniem organizacją i podejmowanymi decyzjami strategicznymi;

• ludźmi, np. wybuchem strajku;

• problemami ze sprzedażą;

• problemami związanymi z produkcją, logistyką i zaopatrzeniem;

• finansami firmy i utratą stabilności oraz płynności finansowej.

Najczęściej różne czynniki splatają się ze sobą, a sytuacja kryzysowa w instytucji pogłębia się krok po kroku. Z czasem może powstać tzw. efekt domina, prowadzący nawet do konieczności ogłoszenia upadłości firmy. Dlatego tak istotna jest szybka, a zarazem przemyślana reakcja na sytuację kryzysową.

Zarządzanie kryzysowe w praktyce: co zrobić, żeby zadbać o bezpieczeństwo organizacji?

Aby firma mogła wyjść z trudnej sytuacji i np. przywrócić stabilność finansową czy odpowiedni wolumen sprzedaży, konieczne jest odpowiednie zarządzanie kryzysowe.  Jak kierować organizacją w tym trudnym okresie? Oto kluczowe elementy, które powinny zostać uwzględnione w tym procesie.

Szybka identyfikacja źródeł kryzysu w firmie

Jeśli w firmie pojawią się symptomy kryzysu, należy jak najszybciej podjąć działania. Od tego zależy bezpieczeństwo wewnętrzne organizacji. Na co należy być wyczulonym? Sygnałami ostrzegawczymi skłaniającymi do reagowania kryzysowego mogą być np.:

• kłopoty w relacji z bankami, m.in. przedłużanie linii kredytowych czy problemy z terminowym regulowaniem należności;

• problemy z dostawcami, w tym opóźnienia w płatnościach, zwiększająca się liczba wezwań do zapłaty czy rezygnacja kontrahentów ze współpracy;

• trudności w relacjach z klientami, włączając w to: zmniejszenie wolumenu sprzedaży, spadek liczby nowych klientów czy duży wzrost reklamacji.

W takich sytuacjach warto jak najszybciej poszukać źródeł problemów. Mogą one tkwić w złym zarządzaniu organizacją, np. nieodpowiednich decyzjach strategicznych, niewłaściwej strukturze organizacyjnej czy problemach z komunikacją w organizacji. Im szybciej określi się przyczynę, dla których pojawiła się sytuacja kryzysowa, tym większa szansa na "ugaszenie pożaru, zanim się rozprzestrzeni".

Powołanie sztabu kryzysowego

Sztab kryzysowy nie działa tak jak zarząd pracujący w normalnych warunkach. Kluczowa różnica polega na charakterze i sposobie podejmowania decyzji. W pierwszej fazie kryzysu trzeba działać dynamicznie, aby jak najszybciej wyeliminować chaos. Jednak kolejne kroki powinny być podejmowane w oparciu o planowanie krótkoterminowe i na bazie konkretnych, merytorycznych danych. Chodzi o jak największe ograniczenia zwiększenia ryzyka.

Przygotowanie planu zarządzania kryzysowego

Najlepiej, jeśli plan zarządzania kryzysowego powstanie, przynajmniej w zarysie, zanim wybuchnie prawdziwy problem. Jednak o ile w jednostkach administracji publicznej jest to możliwe, bo mowa o przygotowaniu np. na klęski żywiołowe, o tyle w firmach jest to trudniejsze. Tu kryzysy mają zupełnie inne podłoże.

Niemniej jednak, gdy problem zacznie narastać, zespół zarządzania kryzysowego powinien przygotować konkretny plan działania. Zarówno ten na kilka kolejnych dni, jak i, z czasem, na tygodnie, miesiące, a nawet na lata. Ostatecznym jego celem może być np. przetrwanie w krótkim czasie, uniknięcie upadłości, a najlepiej — trwałe uzdrowienie firmy. Trzeba jednak podejść do tej kwestii racjonalnie, a nie idealistycznie.

Sprawne zarządzanie informacją

Aby skutecznie zarządzać kryzysem w firmie, potrzebna jest dobra "infrastruktura" komunikacyjna. Chodzi o sprawne przekazywanie informacji o bieżącej sytuacji w przedsiębiorstwie:

• w ramach struktur wewnętrznych — pracownicy powinni wiedzieć, co dzieje się w firmie i jakie zmiany w niej zajdą w związku z kryzysem. Warto np. z nimi omawiać planowane zwolnienia części zespołu, konieczność obniżenia premii czy opóźnienia w wypłacie świadczeń. Może to zapobiec np. strajkom;

• ze środowiskiem zewnętrznym — istotne jest zadbanie np. o dobre komunikaty medialne albo o bezpośredni kontakt z kluczowymi klientami i kontrahentami. Muszą oni wiedzieć np., że kryzys w firmie nie będzie miał wpływu na terminowość dostaw czy jakość produktów.

Stałe monitorowanie sytuacji kryzysowej

W sytuacji kryzysowej ważna jest też nieustanna obserwacja sytuacji w firmie. Konieczne może być np. skorzystanie z zewnętrznego audytu lub konsultingu. Istotny jest również bieżący monitoring kluczowych wyników firmy. Pozwoli to określić, czy wdrożone działania naprawcze zaczynają przynosić pożądane skutki i ewentualnie, dokonać zmian w strategii.

Podsumowując, kryzys w przedsiębiorstwie nie musi prowadzić do upadku firmy. Należy jednak jak najszybciej podjąć kroki, które pozwolą powrócić organizacji do stanu równowagi.