Upoważnienia wymagane w procesie weryfikacji Klientów - co warto wiedzieć?
2025-05-13
Spis treści
- Upoważnienia w procesie weryfikacji klientów – kiedy są konieczne?
- Uprawnienia w procesie weryfikacji klienta B2C – najważniejsze zasady
- Upoważnienia w procesie weryfikacji klienta B2B – najważniejsze zasady
- Upoważnienia a automatyzacja procesu weryfikacji klientów B2C i B2B – jak zadbać o uproszczenie procedur?
Weryfikacja klientów – tak w procesie nawiązywania z nimi współpracy, jak i na jej późniejszych etapach – to fundament zarządzania ryzykiem i bezpiecznego rozwoju biznesu. Warto jednak pamiętać, że aby pobrać niektóre dane klienta, potrzebne są stosowne upoważnienia. Wyjaśniamy, kiedy są niezbędne, w jaki sposób je pozyskać oraz jak zautomatyzować ten proces – tak, aby zoptymalizować koszty oraz czas weryfikacji.
Upoważnienia w procesie weryfikacji klientów – kiedy są konieczne?
To, kiedy jest konieczne pozyskanie uprawnień podczas weryfikacji klientów, jest uzależnione od dwóch czynników.
Znaczenie ma to, czy mowa o kliencie indywidualnym w modelu B2C, czy o weryfikacji potencjalnego kontrahenta B2B. W każdej z tych sytuacji obowiązują nieco inne zasady.
Istotny jest rodzaj informacji pozyskiwanych o kliencie – należy pamiętać, że pozyskiwanie danych z baz biur informacji gospodarczej (BIG-ów) i z Biura Informacji Kredytowej (BIK) jest regulowane odrębnymi ustawami – odpowiednio Ustawą o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (tzw. Ustawa o BIG https://www.big.pl/centrum-pomocy#docs47) oraz Ustawą Prawo bankowe.
Warto rozumieć te różnice, aby zadbać o sprawny i zgodny z przepisami prawa przebieg weryfikacji. Brak stosownych uprawnień może spowodować, że firma narazi się na odpowiedzialność karną.
Uprawnienia w procesie weryfikacji klienta B2C – najważniejsze zasady
Gdy weryfikacja ma dotyczyć klienta indywidualnego, zawsze jest konieczne uzyskanie na to zgody osoby sprawdzanej.
Jeżeli weryfikacja ma objąć jedynie dane z BIG InfoMonitor, a zatem najbardziej podstawowy zakres informacji – dotyczących zaległości w regulowaniu zobowiązań – upoważnienie do jej udzielenia może mieć formę pisemną, elektroniczną (zawarte w wiadomości e-mail) lub nagrania z rozmowy telefonicznej. Jednakże zawsze rekomendujemy pozyskanie upoważnienia w formie pisemnej. Upoważnienie jest ważne przez 60 dni od momentu pozyskania. Po tym okresie wygasa i – jeśli zajdzie potrzeba ponownego sprawdzenia statusu klienta – należy je odnowić.
Gdy konieczne jest sprawdzenie szerszego zakresu danych o kliencie, np. dotyczących obecnych obciążeń finansowych oraz rzetelności ich spłaty w Biurze Informacji Kredytowej czy w bazie Związku Banków Polskich, zgoda na ich pozyskanie musi mieć formę pisemną.
Upoważnienie musi zawierać obligatoryjny zakres danych, który obejmuje:
imię i nazwisko osoby weryfikowanej;
serię i numer dowodu tożsamości;
PESEL.
Warto pamiętać, że taki dokument powinien być wypełniony ręcznie przez udzielającego upoważnienie lub wydrukowany i podpisany ręcznie (pełne imię i nazwisko).
Uwaga! Jeżeli weryfikacji jest poddawany obcokrajowiec, potrzebne są: imię i nazwisko, data urodzenia oraz numer dokumentu tożsamości.
Od konsumenta można dodatkowo uzyskać zgodę na pozyskanie z BIG InfoMonitor informacji dotyczących zapytań składanych na jego temat do rejestru w ciągu ostatnich 12 miesięcy.
Upoważnienia w procesie weryfikacji klienta B2B – najważniejsze zasady
W przypadku weryfikacji klientów biznesowych zasady wyglądają nieco inaczej.
Przede wszystkim należy podkreślić, że pobranie danycho długach i terminowych płatnościach z bazy BIG InfoMonitor nie wymaga pozyskania upoważnienia od przedsiębiorcy. Weryfikację można zatem przeprowadzić w dowolnym momencie, bez uzyskania zgody tego przedsiębiorcy. Wyjątkiem jest weryfikacja zapytań o przedsiębiorcę z bazy BIG InfoMonitor – upoważnienie jest wymagane przy pobraniu tych danych. Może ono zostać pozyskane w dowolnej formie.
Bez upoważnienia za pośrednictwem BIG InfoMonitor można również pobrać dane z wywiadowni gospodarczej, z którą współpracuje nasze biuro.
Gdy natomiast chodzi o szerszy zakres danych, w tym z ZBP lub BIK, zawsze konieczne jest uzyskanie pisemnego upoważnienia opatrzonego:
wyraźnym podpisem osoby mającej umocowanie prawne do zawierania umów w imieniu firmy (lub osób, w zależności od sytuacji prawnej danego podmiotu)
lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Dokument powinien obligatoryjnie zawierać nazwę oraz NIP firmy. Upoważnienie na sprawdzenia firmy w bazach bankowych może być bezterminowe pod warunkiem, że taki zapis znajduje się w treści tego upoważnienia.
Upoważnienia a automatyzacja procesu weryfikacji klientów B2C i B2B – jak zadbać o uproszczenie procedur?
Obsługa klienta masowego czy zawieranie wielu umów B2B czy B2C rocznie oznacza konieczność optymalizacji procesu weryfikacji klientów. Korporacje nie mogą sobie pozwolić na ręczną weryfikację każdej osoby fizycznej czy prawnej, której zamierzają świadczyć usługi lub dostarczyć produkty.
Z myślą o podmiotach działających na bardzo dużą skalę powstały narzędzia umożliwiające automatyzacji weryfikacji klientów. W ramach współpracy z BIG InfoMonitor raporty o konsumentach i klientach B2B mogą być pobierane np. z wykorzystaniem API, wprost do oprogramowania CRM lub innego firmowego software, albo weryfikowane przez portal Biznes BIG.pl.
Aby ten proces przebiegał w niezakłócony sposób, konieczne jest pozyskanie od potencjalnych klientów/kontrahentów odpowiednich upoważnień na samym początku współpracy. Należy również pamiętać o terminowej ważności upoważnienia do weryfikacji konsumenta.
Na szczęście można uniknąć powtarzania procedury jego pozyskiwania co 60 dni (lub za każdym razem, gdy przeprowadzana jest weryfikacja). W tym celu należy uzyskać od konsumenta pełnomocnictwo do udzielania upoważnień do weryfikacji danych. Może ono zostać udzielone terminowo (np. na okres trwania umowy) lub na czas nieokreślony, w zależności od warunków współpracy. Takie rozwiązanie pozwoli dodatkowo uprościć procedury – tak z perspektywy korporacji, jak i konsumenta.
Więcej informacji na temat upoważnień w procesie weryfikacji klienta można uzyskać konsultując się z ekspertami BIG InfoMonitor. Porozmawiajmy o elastycznych rozwiązaniach, które zwiększają bezpieczeństwo finansowe i pomagają uniknąć współpracy z nierzetelnymi konsumentami oraz kontrahentami.