Jak uzyskać podpis elektroniczny i dlaczego warto?

2023-03-16

Spis treści

1. Co to jest podpis elektroniczny?
2. Jak uzyskać podpis elektroniczny?
3. Dlaczego warto mieć podpis elektroniczny?
4. Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?
5. Wady i zalety podpisu elektronicznego

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to jedno z najwygodniejszych narzędzi w codziennej pracy przedsiębiorcy. Ułatwia życie i warto jej mieć. Z tego artykułu dowiesz się, co to jest podpis elektroniczny, jak wygląda procedura jego uruchamiania, ile kosztuje i jakie dokumenty można nim podpisać.

Podpis elektroniczny to podpis kwalifikowany, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, może go używać. Certyfikat jest płatny.

Podpisu elektronicznego można używać do podpisywania umów na odległość, czy brać udział w aukcjach elektronicznych. Można podpisywać nim też wszystkie sprawy urzędowe.

WAŻNE: Podpis elektroniczny to nie jest profil zaufany, który w Polsce jest bezpłatny i można dzięki niemu załatwiać zdalnie różne sprawy urzędowe. Profilem zaufanym można podpisać tylko dokumenty kierowane do podmiotów publicznych.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Aby uzyskać podpis elektroniczny, należy wykupić go w instytucji, która ma certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji. Każdorazowo warto sprawdzić, kto ma aktualny certyfikat na stronie https://www.nccert.pl/.

W Polsce taki certyfikat ma tylko kilka podmiotów. Można też wykupić certyfikat w innej firmie na terenie UE, a w całej Unii takich podmiotów jest około 200. Bez względu na to jaki system wybierze przedsiębiorca, każdy z nich będzie obowiązywał na terenie całej UE.

Procedura zakupu podpisu jest prosta i zajmuje od kilkunastu minut do kilku dni. Należy wejść na stronę jednego z dostawców i przez sklep internetowy, wypełnić dane i wykupić wybrany certyfikat e-podpisu. Weryfikacja w zależności od formy odbywa się osobiście w punkcie firmy certyfikującej, u notariusza lub przy użyciu kamery internetowej.

Podpis elektroniczny jest wydawany na określony przedział czasu - np. na 1 rok, 2 lub 3. Po tym czasie należy go odnowić. Cena zależy od okresu ważności certyfikatu, funkcjonalności podpisu i ilości znaczników czasu. Warto tu wyjaśnić, że kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu jest usługą, dzięki której możliwe jest precyzyjne określenie czasu powstania dokumentu elektronicznego. Znaczniki stosowane są jednocześnie z podpisem lub pieczęcią elektroniczną, a ich użycie sprawia, że moment podpisania uwiarygodniony jest przez trzecią stronę. W zależności od powyższych czynników, a także od tego, czy jest to certyfikat mobilny na smartfona czy też fizyczny, ceny rocznego certyfikatu wynoszą około kilkuset złotych.

Dlaczego warto mieć podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to przede wszystkim wygoda, ponieważ przedsiębiorca może podpisywać dokumenty w dowolnym miejscu i w dodatku bardzo szybko. Przesłanie dokumentu elektronicznego jest szybsze niż jakiegokolwiek w formie papierowej. W dodatku jest bardzo wygodne, zwłaszcza jeśli używamy aplikacji w smartfonie.

Takiego podpisu można używać m. in. do:

• podpisywania umów cywilno-prawnych (np. umowy o pracę, umowa najmu mieszkania)
• składania deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego (deklaracje PIT)
• składania sprawozdań finansowych do KRS (e-KRS)
• elektronicznego obiegu fakturowania (faktura online)
• podpisywania dokumentów kadrowych

Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?

Podpis elektroniczny jest bezpieczny, o ile jest odpowiednio zabezpieczony i użyty zgodnie z zaleceniami producenta i przepisami prawa. Podpis elektroniczny opiera się na zaawansowanych algorytmach kryptograficznych i zabezpieczeniach, co oznacza, że ​​jest trudny do sfałszowania lub skopiowania. Dodatkowo, podpisy elektroniczne są przechowywane w specjalnych centrach certyfikacji, które chronią je przed kradzieżą lub nieautoryzowanym dostępem.

Jak zawsze w takich przypadkach, bezpieczeństwo tego rozwiązania zależy od zachowania jego użytkownika. To on musi być ostrożny i nie udostępniać swojego hasła czy karty chipowej innym osobom. W przypadku korzystania z podpisu elektronicznego w smartfonie należy dbać, aby nie został on zawirusowany i nie instalować niezaufanych aplikacji.

Wady i zalety podpisu elektronicznego

Dla niektórych przedsiębiorców wadą e-podpisu może być fakt, że wymaga on pewnej wiedzy technicznej a także czasem sprzętu do jego wykonania, takiego jak certyfikat kwalifikowany, karta chipowa lub czytnik kart, ewentualnie aplikacji. Proces podpisywania może być także uciążliwy dla osoby, która nie jest obeznana z technologiami. Dla niektórych minusem mogą być koszty, zwłaszcza jeśli w firmie chcemy dać podpis kilku osobom np. wszystkim członkom zarządu.

Wydaje się jednak, że e-podpis ma zdecydowanie więcej zalet niż wad. Do plusów tego rozwiązania należą:

• Autentyczność: Podpis elektroniczny zapewnia autentyczność dokumentu, ponieważ jest on generowany za pomocą algorytmów kryptograficznych i zabezpieczony przed modyfikacją przez osoby trzecie.

• Integralność: Podpis elektroniczny chroni integralność dokumentu, ponieważ wszelkie zmiany wprowadzone w dokumencie powodują zmianę jego sygnatury elektronicznej.

• Szybkość i wygoda: Podpis elektroniczny może być wykonany z dowolnego miejsca na świecie za pomocą komputera lub smartfona, co oznacza, że ​​nie trzeba go drukować, wysyłać pocztą ani podpisywać fizycznie.

• Bezpieczeństwo: Podpis elektroniczny jest zabezpieczony przed kradzieżą lub utratą, ponieważ jest przechowywany w bezpiecznym miejscu, zwanym centrum certyfikacji.

Warto też pamiętać, że e-podpis trudniej jest podrobić niż podpis tradycyjny. Jeśli więc cena dla przedsiębiorcy nie jest przeszkodą, zdecydowanie warto rozważyć zaopatrzenie się w podpis elektroniczny.