Jak napisać czynny żal i do kiedy można go złożyć?

2023-01-23

Spis treści

1. Kiedy można skorzystać z czynnego żalu?
2. Kiedy czynny żal nie zadziała?
3. Jaki może być powód czynnego żalu?
4. Jaka jest procedura czynnego żalu?
5. Czynny żal w Polskim Ładzie

Czynny żal, to mówiąc bardziej potocznie - poinformowanie organu skarbowego o popełnieniu czynu zabronionego. Jeśli sprawca ujawni wszystkie okoliczności tego czynu, poda powód i zapłaci należność, wówczas kara może zostać darowana. Instytucja „czynnego żalu” ma zastosowanie do przestępstw i wykroczeń skarbowych, czyli niepłacenia podatków lub nieujawnienia konieczności ich zapłacenia.

Zawiadomienie takie należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno- skarbowego, który może odstąpić od ukarania sprawcy. Jednak nie w każdej sytuacji to zadziała.

Kiedy można skorzystać z czynnego żalu?

Jak już wspomniałam, czyny żal to instytucja, która zadziała tylko w określonych przypadkach. Ma zastosowanie do sytuacji, w której przedsiębiorca:

• nie złożył zeznania podatkowego w terminie
• nierzetelnie prowadził księgi rachunkowe
• nierzetelnie wystawiał faktury
• nie zapłacił lub zapłacił nieodpowiedni podatek dochodowy (PIT lub CIT) lub podatek VAT
• bezprawnie stosował obniżone stawki VAT
• bezprawnie stosował zwolnienie VAT
• zataił przed organem podatkowym prawdziwe rozmiary prowadzonej działalności gospodarczej
• wyłudził zwrot należności celnej
• wyłudził pozwolenie celne.

To jednak nie wszystko. Przedsiębiorca musi przyznać się do wykroczenia skarbowego zanim służby skarbowe same się o nim dowiedzą i je udokumentują. Jeśli wykroczenie jest już znane albo rozpoczęła się kontrola podatkowa w firmie, na czynny żal jest już za późno. Dotyczy to także tzw. postępowania przygotowawczego, a ponieważ urząd nie ma obowiązku informowania podatnika o tego typu postępowaniu, może się zdarzyć, że na czynny żal będzie za późno, jednak w momencie składania podania podatnik nie będzie o tym wiedział.

Kiedy czynny żal nie zadziała?

Przepisy prawa dokładnie mówią, że czynny żal nie zadziała, jeśli sprawca wykroczenia skarbowego:

• został wezwany w związku z popełnionym czynem zabronionym, a organy podatkowe udokumentowały już popełnienie przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego
• jest w trakcie postępowania kontrolnego
• zorganizował grupę albo związek mający na celu popełnienie przestępstwa skarbowego
• nakłaniał inną osobę do popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.

Jaki może być powód czynnego żalu?

Najczęściej powodem czynnego żalu jest trudna sytuacja finansowa firmy, błąd lub zwykłe zapomnienie. Czasem przedsiębiorcy powołują się na nieznajomość prawa, czy też nieświadomość, że popełniają wykroczenie. Jednak ten ostatni powód nie jest najlepszy, gdyż prawo nakłada na przedsiębiorcę wyższe standardy wiedzy o prawie i podatkach i trudno w praktyce to uzasadnić, zwłaszcza gdy firma korzysta z usług księgowych. Warto też pamiętać, że nawet jeśli skorzystamy z uzasadnienia „nieświadomości czy nieznajomości prawa”, będzie to możliwe tylko jeden raz.

Jaka jest procedura czynnego żalu?

Pismo, w którym należy napisać, że naruszyło się obowiązki podatkowe, należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego. Nie ma urzędowego wzoru, jest to po prostu pismo, które musi zawierać twoje dane, opis popełnionego czynu oraz sposobu jego naprawienia. Trzeba więc złożyć zaległe deklaracje podatkowe lub zapłacić w całości należności publicznoprawne (cła lub podatki), wraz z odsetkami. Najlepiej, żeby zaległości były opłacone w chwili, kiedy składasz pismo. Jeśli kwota jest wysoka i firma nie może jej zapłacić od razu, trzeba zaproponować dokładny termin płatności.

Czynny żal można złożyć osobiście, wysłać pismem poleconym albo elektronicznie. Jeśli wybierasz ostatnią formę pamiętaj, że należy podpisać pismo podpisem kwalifikowanym lub zaufanym. Pod pismem podpisuje się zawsze ten, kto zawinił: przedsiębiorca, właściciel biura rachunkowego albo zarząd spółki.

Czas trwania procedury czynnego żalu nie jest niestety opisany w prawie, więc termin jego rozpatrzenia zależy od Naczelnika Urzędu Skarbowego. Czynny żal jest bezpłatny, chyba że korzystasz z pomocy pełnomocnika prawnego, wówczas ponosisz koszt jego pracy, ale w większości wypadków nie jest to niezbędne.

Pismo z czynnym żalem możesz złożyć w każdym momencie, prawo nie przewiduje tutaj żadnego terminu. Jednak, jeśli zrobisz to w chwili, gdy organ skarbowy wszczął postępowanie w tej sprawie i np. rozpoczął kontrolę albo przeszukania, wówczas czyny żal będzie spóźniony, czyli w praktyce nie zadziała. Dostaniesz więc decyzję odmowną. Jeśli czynny żal zostanie złożony skutecznie, Urząd po prostu odstąpi od nałożenia kary za niedopełnienie obowiązków podatkowych lub celnych.

Czynny żal w Polskim Ładzie

Od 2022 roku nie jest wymagane złożenie odrębnego pisma, jeśli nanieśliśmy korektę deklaracji lub korektę jednolitego pliku kontrolnego. Jeśli korekta JPK_V7 będzie uznana za skuteczną, wówczas jest to podstawa do uznania czynnego żalu za skuteczny.