Zostaw swoje dane, a skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej

to pole jest wymagane
to pole jest wymagane
to pole jest wymagane
to pole jest wymagane
Zgoda jest wymagana
Zgoda jest wymagana
Zgoda jest wymagana
Zgoda jest wymagana

Klauzula informacyjna BIG InfoMonitor

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe i faktury?

2022-11-18

Spis treści

  1. Jakie dokumenty musi przechowywać przedsiębiorca?
  2. Jak długo trzeba przechowywać dokumenty dla US i ZUS?
  3. Które dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej?
  4. Jak długo trzeba przechowywać umowy?
  5. Gdzie przechowywać dokumenty firmowe?
  6. Jak niszczyć dokumenty?

Przechowywanie dokumentów jest jednym z ważnych i niestety uciążliwych obowiązków, które dotyczą osób prowadzących działalność gospodarczą. Od niedawna nie wszystkie dokumenty trzeba przechowywać w formie papierowej, co jest pewnym ułatwieniem. Jednak bez względu na formę przechowywania dokumentacji, liczba lat, w ciągu których należy ją zabezpieczyć, nadal jest problemem dla wielu firm i przedsiębiorców, zwłaszcza że obowiązek przechowywania dokumentów ciąży na przedsiębiorcy (firmie, spółce) nawet jeśli zawiesił lub zlikwidował działalność.

Jakie dokumenty musi przechowywać przedsiębiorca?

Generalnie im więcej dokumentów przechowuje firma tym lepiej. Na wypadek roszczeń klientów lub kontrahentów. Tym razem jednak mówimy o dokumentach, których przechowywanie wymagane jest przepisami prawa. Dotyczy to:

  • dokumentacji dla urzędu skarbowego: dowodów księgowych (np. faktury i rachunki), deklaracji podatkowych (PIT, VAT) ewidencji (np. przebieg firmowych pojazdów);
  • dokumentacji pracowniczej,
  • dokumentacji ZUS.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty dla US i ZUS?

· Dokumentację dla Urzędu Skarbowego należy przechowywać przez okres 5 lat, przy czym termin ten liczy się od końca roku podatkowego w którym upłynął termin płatności zobowiązania. Czyli w praktyce jest to między 5 - 6 lat kalendarzowych.

· Dokumentację dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych należy przechowywać przez 5 lat.

· Warto jeszcze wspomnieć o dokumentacji pracowniczej, dla której obowiązkowy okres przechowywania jest najdłuższy i wynosi 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wcześniej było to nawet 50 lat i ten okres nadal obwiązuje dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku oraz w szczególnych przewidzianych prawem przypadkach

Które dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej?

W formie elektronicznej można przechowywać faktury kosztowe i sprzedażowe, rejestry VAT sprzedaży i zakupów, ewidencję wyposażenia. Mogą być to zarówno e-faktur jaki i skany papierowych dokumentów.

Również dokumenty związane z ZUS można przechowywać w formie elektronicznej.

Jak długo trzeba przechowywać umowy?

Jeśli chodzi o umowy z kontrahentami biznesowymi lub klientami, to granicą, którą wyznacza prawo są 3 lata. Bo tyle wynoszą roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. I w zasadzie, jest to kwestia nie tyle obowiązku, co bezpieczeństwa prawnego. Czyli na wszelki wypadek lepiej trzymać wszystkie umowy do momentu, kiedy nie upłynie termin przedawnienia roszczenia.

Dotyczy to przede wszystkim umów zawartych pisemnie, ale także jeśli nie mamy umów zawartych w tej formie, to chodzi o wszystkie dowody poświadczające zawarcie tego zobowiązania – maile, skriny z komunikatorów czy dowody pośrednie, świadczące o jego zawarciu.

Gdzie przechowywać dokumenty firmowe?

Wszelkie dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej można przechowywać w siedzibie firmy, jej oddziale lub miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Co do zasady, powinno być to miejsce, które gwarantuje bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, tak żeby nie miały do nich dostępu osoby niepowołane. Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, korzysta z przechowywania dokumentacji w biurach księgowych. Są jednak na rynku także firmy, które specjalizują się tylko w przechowywaniu dokumentów. Taka usługa jest niezwykle przydatna, gdy firma nie ma odpowiednio dużych pomieszczeń biurowych albo zakończyła działalność.

Jak niszczyć dokumenty?

Niezależnie od tego, czy dokumenty, zgodnie z prawem powinniśmy przechowywać w formie cyfrowej czy papierowej, warto je wszystkie zdigitalizować. W razie potrzeby łatwiej przeszukać zasoby cyfrowe niż segregatory z dokumentami papierowymi. Utrzymywanie podwójnego archiwum- cyfrowego i realnego, ułatwia też decyzję, które dokumenty można już zniszczyć. Gwoli przypomnienia - dokumenty należy zniszczyć w sposób, który uniemożliwi identyfikację danych podlegających RODO. Dla dużych firm, niszczenie archiwalnych dokumentów to spory problem. Nic więc dziwnego, że rynek znalazł na to rozwiązanie i są już wyspecjalizowane firmy, które się tym zajmują. Niektóre z nich na życzenie klienta nawet nagrywają proces niszczenia dokumentów.

Magdalena Biednik

Magdalena Biednik - dziennikarka ekonomiczna,  od 20 lat zajmuje się tematyką gospodarczą, pracowała w TVN24, TVNCNBC, finanse.wp.pl , next.gazeta.pl, przedsiębiorczyni.

 

Zobacz wszystkie poradniki autora

Masz pytania?
Potrzebujesz więcej informacji?

Zostaw swoje dane, a skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej

to pole jest wymagane
to pole jest wymagane
to pole jest wymagane
to pole jest wymagane
Zgoda jest wymagana
Zgoda jest wymagana
Zgoda jest wymagana
Zgoda jest wymagana

Informacja o Administratorze danych, celu przetwarzania oraz przysługujących Państwu prawach. więcej...

Napisz do nas msp@big.pl

Zadzwoń (22) 486 56 91 pn-pt: 8:30 - 16:30

Pakiet promocyjny!

Liczba

upadłości

w 2022 r. wzrosła o

30%*

* źródło: Coface

pakiet usług
199zł/mies.
149
za miesiąc

Sprawdź
wiarygodność
płatniczą

swoich kontrahentów

Opłata aktywacyjna 400zł 100zł

Sprawdź szczegóły