Czym jest nota obciążeniowa i kiedy przedsiębiorcy mogą ją stosować?

2022-06-23

Spis treści

1. Jak wygląda nota księgowa?
2. Nota księgowa jest prostsza od faktury
3. Nota obciążeniowa pomaga odzyskać dług
4. Rekompensata na nieuregulowaną należność
5. Księgowanie noty

Tam gdzie nie można wystawić faktury, zwłaszcza jeśli w grę nie wchodzi podatek VAT, zgodnie z polskim prawem można wystawić notę księgową. Czasem nazywa się ją też obciążeniowo-uznaniową lub po prostu uznaniową. Jest to prosty, jednostronicowy rachunek, który może wystawić osoba bez doświadczenia w księgowości.

Jak wygląda nota księgowa?

Poprawnie wystawiona nota księgowa musi zawierać poniższe elementy:

• rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny,
• określenie stron dokonujących operacji (nazwy i adresy),
• opis i wartość operacji,
• datę dokonania operacji oraz sporządzenia dowodu (o ile daty te są różne),
• podpis wystawcy dowodu, a także osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych - poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Warto to podkreślić - nota księgowa jest możliwa do wystawienia tylko pod warunkiem, że nie mamy podatku VAT! Ta cecha noty sprawia, że najczęściej spotykają się z nią przedsiębiorcy, którzy współpracują z administracją publiczną albo organizacjami pozarządowymi.

Nota księgowa jest prostsza od faktury

To co znacznie ułatwia wystawienie noty księgowej to fakt, że podpis osoby przyjmującej  nie jest niezbędny czyli można notę księgową wysłać także online. Takie uproszczenie wynika z tego, że nota księgowa nie dokumentuje zmiany stanów aktywów. Nie jest także tzw. dowodem zastępczym. Wystarczą więc na niej jedynie informacje, które umożliwiają ustalenie tożsamości stron. Należy jednak pamiętać, że notę należy wystawićw co najmniej dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz musi trafić  do kontrahenta, a drugi  do dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa.

Wymienione powyżej cechy szczególne noty księgowej sprawiają, że jest ona także często stosowana w windykacji należności. Przedsiębiorca, czy też wierzyciel, może wystawić notę obciążeniową, żądając odsetek z powodu opóźnienia płatności. Czasami jest też stosowana, gdy w umowie została zapisana kara umowna w określonej wysokości.

Inną sytuacją, w której ma zastosowanie nota jest np. dokumentacja żądania wypłaty odszkodowania od towarzystwa ubezpieczeniowego czy też korekta pomyłek, wynikających z wystawionych wcześniej dowodów księgowych.

Nota obciążeniowa pomaga odzyskać dług

Taką notę można wystawić już w pierwszym dniu po upływie terminu spłaty należności, w sytuacji gdy wierzyciel domaga się spłaty również odsetek. Nota obciążeniowa dotyczy też przypadku, gdy kontrahent błędnie lub nienależycie wykonał zobowiązanie. Wierzycielowi należy się wtedy zadośćuczynienie w postaci kary umownej (o wartości nie niższej ani nie wyższej niż ta ustalona wcześniej w umowie).

Notę taką można wystawić niezależnie od tego, czy dłużnik spóźnił się zapłatą z powodu niezależnych od siebie okoliczności. Nie ma też znaczenia czy wierzyciel przez opóźnienie dłużnika poniósł jakąkolwiek szkodę.

Rekompensata na nieuregulowaną należność

Wierzyciel może domagać się od dłużnika (kontrahenta) zryczałtowanej rekompensaty  za nieuregulowaną należność.  W takiej sytuacji nota obciążeniowa do obciążenia dłużnika kosztami rekompensaty za opóźnienie w płatności może mieć wysokość od 40 do 100 euro

Od  2020 roku stawki rekompensaty są zryczałtowane i wynoszą odpowiednio:

• 40 euro – przy roszczeniu nie przekraczającym 5 000 złotych

• 70 euro – przy roszczeniu wyższym od 5 000 złotych, ale niższym niż 50 000 złotych

• 100 euro – przy roszczeniu równym lub wyższym od 50 000 złotych

Rekompensaty te nie sumują się. Przelicza się je na złote wedle średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym stało się wymagalne świadczenie. Warto jednak pamiętać, że obciążenie dłużnika kwotą rekompensaty za opóźnienie jest prawem wierzyciela a nie jego obowiązkiem.

Księgowanie noty

Ponieważ koszty zawarte w nocie księgowej nie podlegają VAT i nie mają wpływu na rejestr zakupów, więc księgując notę ujmujemy ją wyłącznie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Inaczej będzie w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego. W takim przypadku nie księgujemy noty obciążeniowej, ponieważ koszty uzyskania przychodów nie są uwzględniane przy tej formie rozliczenia. Natomiast samą notę warto zachować w dokumentacji firmy.

Sposób rozliczenia odsetek od niezapłaconych zobowiązań naliczonych na podstawie noty księgowej jest analogiczny jak w przypadku kary umownej udokumentowanej taką notą. Oznacza to, że przychód u wierzyciela powstaje odpowiednio z chwilą otrzymania środków, a nie wystawienia noty księgowej. Koszt u dłużnika powstaje odpowiednio w dacie zapłaty, a nie otrzymania noty księgowej

Do ustalenia momentu powstania kosztu podatkowego z tytułu otrzymania odsetek od nieterminowej zapłaty zobowiązań, data wystawienia noty obciążeniowej nie ma znaczenia, Liczy się data otrzymania środków pieniężnych. Warto też pamiętać, że zarówno kary umowne, jak i odsetki od niezapłaconych terminowo zobowiązań nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.