Jak ograniczyć koszty windykacji? Porady dla przedsiębiorców

2024-07-03

Spis treści

1. Zanim dojdzie do windykacji: weryfikacja potencjalnego partnera
2. Monitorowanie dłużnika: sposób na ograniczenie kosztów windykacji
3. Sposób na niższe koszty odzyskiwania należności: pieczęć prewencyjna i wezwanie do zapłaty BIG
4. Wpis do Rejestru Dłużników
5. Powierzenie windykacji profesjonalistom 
6. Obciążenie dłużnika kosztami windykacji
7. Jaka rekompensata kosztów windykacji przysługuje wierzycielowi od dłużnika?
8. Windykacja na koszt dłużnika

Liczba nierzetelnych klientów i kontrahentów rośnie z roku na rok. Każda niezapłacona w terminie faktura może oznaczać dla Twojej firmy problemy z utrzymaniem płynności finansowej. Wyzwaniem jest także windykacja należności. Co zrobić, aby ograniczyć koszty windykacyjne? Czy można uzyskać zwrot kosztów windykacji? Oto kilka rozwiązań, z których możesz skorzystać jako wierzyciel.

1. Zanim dojdzie do windykacji: weryfikacja potencjalnego partnera

Dobrze znane przysłowie, "lepiej zapobiegać niż leczyć", można odnieść także do kwestii związanych z windykacją. Aby obniżyć koszty odzyskiwania należności, najlepiej... zminimalizować ryzyko, że faktura zostanie nieopłacona.

Podstawa to weryfikacja wiarygodności finansowej kontrahenta. Jeszcze przed podpisaniem umowy sprawdź, czy można zaufać partnerowi, z którym masz współpracować. Możesz to zrobić na kilka sposobów.

• Jeżeli Twój kontrahent prowadzi jednoosobową działalność lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, na start sprawdź jego dane w CEIDG. Zweryfikujesz tam m.in. to, jak długo firma jest obecna na rynku, jaki ma status (aktywny/zawieszony), a także czy nie ogłosiła upadłości ani nie jest w trakcie postępowania naprawczego/restrukturyzacyjnego.

• W przypadku spółek prawa handlowego miejscem weryfikacji jest KRS. Sprawdź m.in., kto może skutecznie podpisać umowę w imieniu danego podmiotu. Zwróć też uwagę na wysokość kapitału zakładowego, terminowość składania sprawozdań finansowych oraz to, czy spółka nie jest w likwidacji, nie ogłosiła upadłości ani nie jest w niej prowadzone postępowanie naprawcze/restrukturyzacyjne.

Wsparciem mogą być też dane z rejestrów dłużników. Możesz zamówić np. raport o firmie BIG InfoMonitor. Dowiesz się z niego m.in. czy dana firma ma opóźnienia w płatnościach lub zaległości wpisane przez jej kontrahentów. Możesz też otrzymać informacje z wywiadowni gospodarczej. Im więcej wiesz o potencjalnym kontrahencie, tym bardziej ograniczasz ryzyko poniesienia kosztów windykacji.

2. Monitorowanie dłużnika: sposób na ograniczenie kosztów windykacji

Decydujesz się na dłuższą współpracę z danym kontrahentem? Jego sytuacja finansowa może się zmienić po jakimś czasie. Wówczas może się okazać, że faktury przestają być opłacane regularnie, a Ty zaczynasz tracić zdolność do regulowania własnych zobowiązań. Co możesz zrobić , aby tego uniknąć?

Rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi monitorowania kontrahentów. W jej ramach otrzymasz powiadomienie, gdy w rejestrze dłużników pojawi się negatywny wpis na temat interesującej Cię firmy. Mając taką informację, możesz podjąć działania, które zabezpieczą Twój biznes. Możesz np. zażądać opłacania faktur "z góry".

3. Sposób na niższe koszty odzyskiwania należności: pieczęć prewencyjna i wezwanie do zapłaty BIG

Kolejnymi rozwiązaniami zmniejszającymi ryzyko powstania kosztów odzyskiwania należności są metody z obszaru miękkiej windykacji.

Pierwszą jest umieszczanie na dokumentach rozliczeniowych pieczęci prewencyjnej informującej o współpracy z Rejestrem Dłużników prowadzonym przez Biuro Informacji Gospodarczej. Pieczęć wzywa do terminowej płatności i informuje o konsekwencjach opóźnień. Taka informacja może zmotywować dłużnika do terminowej zapłaty. Będzie wiedział, że jeśli tego nie zrobi, informacja o jego zobowiązaniu szybko może trafić do BIG i narazić go na problemy. To dobry sposób na odzyskanie pieniędzy od opieszałych płatników.

Gdy już doszło do powstania długu, można skorzystać z wezwania do zapłaty BIG InfoMonitor. Trafi ono do dłużnika na specjalnym wzorze i będzie jednocześnie powiadomieniem o tym, jakie kroki prawne zamierzasz podjąć, jeśli windykacja polubowna się nie powiedzie.

4. Wpis do Rejestru Dłużników

Jeżeli klient lub kontrahent mimo wszystko nie zapłaci na czas, dokonaj wpisu do Rejestru Dłużników prowadzonego przez Biuro Informacji Gospodarczej. Jako przedsiębiorca możesz to zrobić na podstawie:

• tytułu wykonawczego;

• określonego stosunku prawnego – np. umowy, którą zawarłeś z dłużnikiem.

W tym drugim przypadku, aby dług mógł zostać zgłoszony, musi spełniać kilka warunków. Mówiąc konkretniej:

• dług musi wynosić min. 200 zł w przypadku osób fizycznych i 500 zł w przypadku, gdy z zapłatą zalega firma;

• od terminu płatności musi upłynąć minimum 30 dni;

• na miesiąc przed umieszczeniem wpisu musisz powiadomić o swoim zamiarze dłużnika – wysyłając do niego wezwanie do zapłaty zawierające takie ostrzeżenie (listem poleconym lub doręczonym do rąk własnych).

Dłużnik wpisany do BIG jest narażony na szereg negatywnych konsekwencji – m.in. będzie miał trudności z zaciąganiem kolejnych zobowiązań i stanie się postrzegany jako nierzetelny partner. Te niedogodności mogą go zmotywować do uregulowania należności – aby doprowadzić do usunięcia negatywnego wpisu w BIG.

5. Powierzenie windykacji profesjonalistom 

Dochodzenie należności od dłużnika na własną rękę może być poważnym wyzwaniem. Będzie się wiązać nie tylko z kosztami, ale również ze stratą czasu i energii. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na powierzenie procesu windykacji w ręce specjalistów. To działanie, które może przyspieszyć proces odzyskiwania należności wraz z odsetkami, ale i zoptymalizować koszty windykacji.

Doświadczeni partnerzy na rynku windykacji mogą przejąć na siebie wszystkie sprawy związane z walką. Często działają w modelu "płatność za sukces", pobierając tylko prowizję od kwot wywalczonych od dłużników.

6. Obciążenie dłużnika kosztami windykacji

Koszty windykacji w pierwszej kolejności są obciążeniem dla wierzyciela. Są jednak sytuacje, w których można przeprowadzić te działania na koszt dłużnika. Zasady, na jakich działa rekompensata za koszty windykacji, zostały opisane w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych z dn. 8 marca 2013 r.

Zgodnie z jej zapisami wierzyciel może się domagać:

1. rekompensaty za koszty odzyskiwania należności;
2. w uzasadnionych przypadkach, odzyskania środków przewyższających kwotę rekompensaty, a zatem windykacji na koszt dłużnika.

Taka sytuacja jest możliwa, gdy:

• stronami umowy, której dotyczy roszczenie, są przedsiębiorcy;

• zadłużenie jest związane z działalnością gospodarczą.

Wówczas o rekompensatę i windykację na koszt dłużnika wierzyciel może się ubiegać w postępowaniu sądowym.

Jaka rekompensata kosztów windykacji przysługuje wierzycielowi od dłużnika?

Pierwszą kwotą na poczet kosztów windykacji, którą może odzyskać wierzyciel, jest zryczałtowana rekompensata. Zgodnie ze wspomnianą ustawą zapłata wyniesie:

• 40 euro przy wartości długu poniżej 5 000 zł;

• 70 euro, kiedy dług wynosi między 5 zł a 50 000 zł;

• 100 euro przy długach od 50 000 zł wzwyż.

Przy ubieganiu się o rekompensatę nie trzeba przedstawiać dowodów na poniesione koszty windykacji. Roszczenie jest uznawane "automatycznie".

Windykacja na koszt dłużnika

Jeśli koszty windykacji były wyższe niż kwota rekompensaty, wierzyciel może ubiegać się o ich uregulowanie przez dłużnika. Należy wówczas potwierdzić poniesienie wydatków w trakcie postępowania sądowego. Pozwoli to powiększyć kwotę do zapłaty o niezbędną sumę.

Jak widać, koszty windykacji można ograniczyć na kilka sposobów. Warto o tym pamiętać, aby nie narażać się na zbędne wydatki oraz ograniczyć kwoty wydane na odzyskiwanie należności.